贸小满
外贸单据 · 使用说明
报价单、PI 和 CI，什么时候用？
这三份文件都写产品和金额，所以看起来很像。区别主要在于订单走到哪一步：现在是在报价格、确认付款，还是准备实际出货？
| 单据 | 通常什么时候用 | 这时要写清什么 |
|---|---|---|
| 报价单 Quotation |
客户询价、谈价格时 | 规格、数量、单价、有效期和交期 |
| 形式发票 Proforma Invoice · PI |
确认订单、安排付款时 | 成交版本、金额、付款条件和收款资料 |
| 商业发票 Commercial Invoice · CI |
按实际交易准备出货资料时 | 本批货物、数量、金额及清关需要的信息 |
报价单：先把价格和条件谈清楚
客户问“这个产品多少钱、多久能交货”，就先发报价。规格、数量、有效期和价格包含的费用要写清；谈价过程中有变化，再发更新版。
例如客户询价 1,200 个保温杯，你报 USD 4.80 / pc、FOB Ningbo。此时是在提出报价，客户还可能继续改数量或谈条件。
PI：把谈好的订单和付款安排写下来
客户接受价格后，可能会说“发一份 PI，我申请付款”。PI 是 Proforma Invoice，也就是形式发票，常用来列明成交商品、金额、付款节点和收款账户。它本身不表示货款已经到账。
如果双方最终同意 1,200 个、USD 4.80 / pc，货款小计就是 USD 5,760.00。做 PI 时采用这个成交版本，并补上约定的定金、尾款和交期。
CI：按实际交易和出货开商业发票
CI 是 Commercial Invoice，用于列明实际交易货物和金额，常出现在运输、出口或进口清关资料中。产品、数量、币种、费用以及客户要求的信息，都要与这票货对应。
如果订单分两批发，这次只发 600 个，在单价不变的情况下，本批货款小计是 USD 2,880.00。不能只把 PI 标题换成 CI，仍保留 1,200 个的整单数量。
同一笔订单，资料怎么接着用
- 询价：做报价单，谈妥产品、价格和条件。
- 确认订单：客户需要 PI 时，写上成交内容和付款安排。
- 准备出货：按本批货制作 CI，再按实际包装做装箱单。
这是常见顺序；具体什么时候发哪份文件，和客户、货代约定好即可。每次转成新单据，都检查是否有改单或分批出货。
参考资料
通用用途供理解，具体交易和目的地要求请与客户、货代确认。
几个常见问题
客户确认报价后，一定要再做 PI 吗？
看客户流程。有些客户要凭 PI 审批或安排付款，有些以合同或采购订单为准。客户需要 PI 时，使用最后确认的数量、价格和条款制作。
PI 可以当 CI 用来清关吗？
不要直接当作同一种文件。常规交易清关通常需要 Commercial Invoice；样品等特殊出货所需文件，先和货代或清关代理确认。
这几份单据都要重新录入产品吗？
在贸小满里不用。报价可以生成 PI，PI 可以生成 CI 或装箱单，CI 也可以生成装箱单。每次生成都会保留一份独立副本，再按本次交易修改。